Política de Privacidad

1. Quiénes somos y ámbito de aplicación

We Move Pty Ltd (ABN 54 618 032 438), que opera bajo el nombre comercial We Move Experience (We Move, nosotros), gestiona información personal recogida a través de wemoveexperience.com, formularios relacionados, comunicaciones de servicio y funciones del perfil del cliente, incluidas las funciones operadas mediante Wizzy Manager cuando We Move sea responsable del tratamiento. Esta Política explica cómo tratamos la información personal de acuerdo con la Privacy Act 1988 (Cth), los Australian Privacy Principles (APPs) y otras leyes aplicables. Otras entidades de servicio identificadas por separado o proveedores independientes pueden emitir sus propios avisos de privacidad. Contacto: [email protected]. Correspondencia postal: 44 North Fort Road, Manly NSW 2095, Australia (solo correspondencia).

2. Información que recogemos

Según la interacción, podemos recoger nombre, edad o fecha de nacimiento, datos de contacto, país de residencia, nacionalidad, idioma, credenciales y preferencias de la cuenta; historial académico y laboral; títulos académicos y certificados de notas; preferencias de cursos y destinos; notas de asesoría, cotizaciones, solicitudes, registros de matriculación y pagos; mensajes y asistencia a reuniones; y documentos de identidad, pasaportes, visas, seguros, información financiera u otros documentos justificativos que usted decida o deba proporcionar para un servicio solicitado. Los pedidos de traducción pueden incluir información muy personal en los documentos de origen. Podemos recoger información técnica, como la dirección IP, datos del dispositivo o navegador, registros de sesión y seguridad, cookies e identificadores de analítica. Procuramos recoger únicamente lo razonablemente necesario para nuestras funciones o actividades y las obligaciones legales pertinentes.

3. Información sensible y menores

Algunos documentos pueden contener información sensible conforme a la legislación australiana de privacidad, incluida información de salud, origen racial o étnico, creencias religiosas u otras categorías protegidas. Solo recogemos información sensible cuando existe una base jurídica aplicable, incluido el consentimiento cuando sea necesario, y únicamente en la medida razonablemente necesaria para el servicio o la finalidad legal correspondiente. Una casilla general de aceptación de los Términos del sitio web no constituye un consentimiento general para todos los usos o divulgaciones futuros de información sensible. En el caso de menores o personas sin capacidad, evaluamos su capacidad y obtenemos la intervención y autorización adecuadas del padre, la madre o el tutor cuando sea necesario, aplicando salvaguardas reforzadas de acceso y divulgación.

4. Cómo se recoge la información y avisos

Recogemos información directamente mediante formularios del sitio web, actualizaciones del perfil, cargas de archivos, llamadas, correo electrónico, mensajería, reuniones, eventos y compras. Cuando sea apropiado y lícito, también podemos obtenerla de un representante autorizado, una institución educativa, un colaborador de derivación o un proveedor de servicios. En el momento de la recogida o antes, o tan pronto como sea posible, facilitamos avisos que describen las finalidades pertinentes, las consecuencias de no proporcionar información, las divulgaciones probables y los destinatarios o ubicaciones en el extranjero cuando sea posible, junto con el acceso a esta Política. Si facilita información de otra persona, debe estar autorizado para hacerlo y ayudar a garantizar que esa persona reciba el aviso correspondiente.

5. Finalidades del uso y perfiles continuos

Utilizamos la información para responder a consultas, crear y mantener su perfil, verificar y corregir registros, comprender sus necesidades educativas y de servicios, prestar asesoramiento dentro de nuestro ámbito lícito, preparar cotizaciones, tramitar pedidos y pagos, apoyar matriculaciones y traducciones, gestionar relaciones con los clientes, contactarle sobre servicios que solicite ahora o más adelante, resolver reclamaciones, mantener la seguridad, detectar fraudes, cumplir la ley y mejorar nuestros sistemas. Dado que el perfil está diseñado para seguir siendo útil a lo largo del tiempo, podemos conservar y reutilizar registros pertinentes para consultas o contrataciones futuras relacionadas sin exigir nuevas cargas, cuando ese uso se encuentre dentro de la finalidad originalmente notificada, de finalidades relacionadas razonablemente esperadas, de un nuevo consentimiento o de otra base jurídica. No consideramos la aceptación de los Términos como una autorización perpetua para cualquier uso no relacionado de su información.

6. Confidencialidad interna y encargados del tratamiento

El acceso a la información personal se restringe según el rol y las necesidades operativas legítimas. Esperamos que el personal y los contratistas autorizados cumplan los requisitos de confidencialidad, autenticación y tratamiento seguro. Los proveedores aprobados de infraestructura y servicios pueden tratar datos en nuestro nombre para alojamiento, CRM, almacenamiento, correo electrónico, mensajería, videorreuniones, analítica, seguridad, administración de pagos o flujos de documentos, con sujeción a salvaguardas contractuales, organizativas y técnicas apropiadas. Los encargados del tratamiento no reciben autorización para comercializar o vender de forma independiente su perfil de cliente. Revisamos periódicamente los accesos y los acuerdos con proveedores.

7. Terceros independientes y autorización para servicios concretos

No compartimos automáticamente su perfil completo con instituciones, profesionales migratorios, empresas de traducción, aseguradoras o proveedores de alojamiento o viajes por el mero hecho de que haya aceptado los Términos del sitio web. Antes de que un servicio solicitado requiera compartir información con un proveedor independiente, identificaremos al proveedor o la categoría pertinente de destinatarios, la finalidad, las categorías de información y cualquier transferencia internacional pertinente, y obtendremos una autorización afirmativa específica para el servicio cuando sea necesario o nos basaremos en otro fundamento lícito de divulgación. Compartimos el mínimo razonablemente necesario para ese servicio. Para consultas migratorias, el acceso a un perfil más completo solo se habilita después de explicar claramente el alcance y obtener la autorización adecuada. Los proveedores podrán entonces tratar la información conforme a sus propias responsabilidades legales y políticas de privacidad. Rechazar una divulgación opcional puede hacer que el servicio concreto no esté disponible, sin afectar a otros servicios no relacionados.

8. Divulgaciones en el extranjero

Prestamos servicios a estudiantes internacionales y podemos necesitar divulgar información a proveedores educativos, traductores, asesores, colaboradores o proveedores tecnológicos ubicados fuera de Australia. Los posibles países de destino dependen del destino de estudios seleccionado, del proveedor contratado y de los sistemas utilizados; pueden incluir Canadá, Irlanda, Nueva Zelanda, los Emiratos Árabes Unidos, Chile, Argentina, México y otros países pertinentes para el servicio solicitado. Esta lista es orientativa y no constituye un inventario verificado y exhaustivo de los países de alojamiento o de los destinatarios. Cuando sea posible, identificaremos en los avisos de recogida los países probables de los destinatarios en el extranjero y adoptaremos las medidas razonables exigidas por el APP 8 antes de divulgar información fuera de Australia, con sujeción a las excepciones legales. Los destinatarios en el extranjero pueden estar sujetos a leyes de privacidad diferentes. No daremos a entender que el consentimiento por sí solo elimina todas nuestras responsabilidades legales.

9. Marketing y cookies

Podemos enviar los mensajes de servicio necesarios para responder a su solicitud o administrar su cuenta. Cuando sea necesario, obtenemos un consentimiento separado para marketing directo por correo electrónico, SMS, WhatsApp o canales similares, identificamos al remitente y proporcionamos mecanismos eficaces para darse de baja. Puede rechazar el marketing sin cerrar su cuenta. Nuestro sitio web puede utilizar cookies esenciales y, cuando estén implementadas, tecnologías de analítica o publicidad; las opciones de cookies y los avisos necesarios deben describir las tecnologías que realmente se utilizan. No afirmamos que todas las cookies sean opcionales ni que los controles del navegador impidan todas las formas de seguimiento.

10. Tratamiento y decisiones automatizados

Wizzy Manager y los sistemas relacionados pueden apoyar la asignación de contactos potenciales, los recordatorios, la creación de tareas, la revisión de documentos, las recomendaciones de servicios, la priorización de flujos de trabajo u otras formas similares de asistencia automatizada. La automatización puede ayudar al personal a administrar servicios, pero por sí misma no garantiza una decisión sobre elegibilidad, matriculación o visa. Cuando las normas australianas de privacidad aplicables exijan transparencia sobre decisiones sustancialmente automatizadas que afecten de forma significativa a las personas, describiremos los tipos de decisiones y las categorías de información personal utilizadas en esta Política y en los avisos de recogida, y actualizaremos la descripción a medida que se confirmen los flujos reales. No afirmaremos que una persona revisa cada decisión salvo que sea cierto. Puede contactarnos para preguntar cómo un proceso automatizado afectó a su interacción y solicitar los mecanismos de revisión o corrección disponibles.

11. Seguridad e incidentes relacionados con datos

Utilizamos salvaguardas adecuadas al riesgo destinadas a proteger la información frente al uso indebido, la interferencia, la pérdida y el acceso, la modificación o la divulgación no autorizados. Estas medidas pueden incluir permisos basados en roles, autenticación, cifrado cuando corresponda, registros de actividad, revisión de accesos, copias de seguridad protegidas y evaluación de proveedores. Ningún sistema puede garantizar una seguridad absoluta. Ante la sospecha de un incidente, lo investigamos, contenemos y evaluamos, y notificamos a las personas afectadas y a los reguladores cuando sea obligatorio, incluido el régimen Notifiable Data Breaches cuando resulte aplicable. Informe lo antes posible de cualquier inquietud a [email protected].

12. Conservación y eliminación

Conservamos la información personal mientras sea razonablemente necesaria para servicios activos y razonablemente previstos, la gestión continua del perfil, obligaciones legales y contables, la tramitación de reclamaciones, la seguridad o la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones legales. No conservamos indefinidamente cada documento cargado por el mero hecho de que exista una cuenta. Revisamos periódicamente la información y adoptamos medidas razonables para destruir o desidentificar la que ya no sea necesaria cuando la ley lo permita. Los plazos concretos dependen del tipo de registro, las obligaciones contractuales, los requisitos legales y los calendarios de conservación aplicables. Puede solicitar el cierre de su cuenta o la eliminación de información, pero podemos necesitar conservar determinados registros cuando exista una obligación legal. Las copias de seguridad podrán eliminarse mediante los ciclos ordinarios de conservación.

13. Acceso, corrección y controles del perfil

Puede solicitar acceso a la información personal que conservamos sobre usted y pedirnos que corrijamos información inexacta, desactualizada, incompleta, irrelevante o engañosa. También puede actualizar directamente los campos disponibles de su perfil. Contacte a [email protected]; podemos verificar su identidad antes de entregar registros y aplicar excepciones legales o cargos de acceso razonables cuando estén permitidos, avisándole previamente. Si denegamos el acceso o la corrección, explicaremos el fundamento y las opciones de reclamación disponibles cuando sea obligatorio. Podemos dejar constancia de la información impugnada cuando corresponda.

14. Consentimiento, retirada y consecuencias

Cuando el tratamiento o la divulgación dependan del consentimiento, solicitamos un acuerdo informado, voluntario y específico adecuado a las circunstancias. Puede retirar su consentimiento para tratamientos opcionales futuros contactándonos o utilizando los controles disponibles de la cuenta, con sujeción a los requisitos legales y a las actuaciones ya realizadas lícitamente. La retirada no revierte automáticamente información ya divulgada a un proveedor independiente; puede ser necesario contactar directamente con dicho proveedor. Explicaremos cuándo rechazar información o una autorización impide prestar el servicio solicitado. El consentimiento para marketing es distinto de la aceptación de los Términos contractuales.

15. Reclamaciones y regulador

Para consultas o reclamaciones de privacidad, contacte a [email protected] con detalles suficientes para que podamos investigarlas. Acusaremos recibo y responderemos en un plazo razonable, normalmente procurando hacerlo en 30 días, o explicaremos si necesitamos más tiempo. Si no queda satisfecho, puede presentar una reclamación ante la Office of the Australian Information Commissioner (OAIC), en oaic.gov.au, conforme a sus procedimientos de reclamación. También pueden resultar aplicables otros derechos y reguladores.

16. Cambios en esta Política

Podemos actualizar esta Política para reflejar cambios en los servicios, nuevas tecnologías, proveedores o requisitos legales. La versión vigente y su fecha de entrada en vigor se mostrarán en nuestro sitio web. Facilitaremos avisos adicionales y obtendremos un nuevo consentimiento cuando sea obligatorio para usos o divulgaciones nuevos que sean sustancialmente diferentes. Una nueva Política no autoriza retroactivamente un tratamiento no relacionado de la información.